Тайм-менеджмент

Не все умеют правильно планировать свое время. В результате не успевают отдохнуть или сделать важные дела.

3 шага, которые помогут тебе уделять больше времени себе

Шаг 1. Определись с тем, на что именно ты хочешь найти дополнительные часы в сутках :). Пропиши на бумаге те действия, которые помогают тебе расслабиться, отдохнуть, наполниться энергией, повысить уровень внутреннего счастья

Расположи их в порядке важности для себя и выбери 1-2 наиболее важных и эффективных

Шаг 2. Следующие несколько дней наблюдай за собой. В конце дня (или периодически в течение дня) записывай, чем ты занимался(лась) и чему уделял(а) больше всего времени. Сколько времени ты уделял(а) тем делам, которые были записаны в первом пункте? Ты удивишься результатам :). После этого шага задай себе еще один вопрос: «Действительно ли важными вещами ты занимался(лась)?».

Шаг 3. Заведи себе новую привычку. Прямо с утра делай одно из дел, которые ты записал(а) на первом шаге. Не откладывай его «на потом», на вечер, на «тогда, когда все остальное сделаю». Ведь на втором шаге ты уже заметишь, что таким образом намеченные дела так и остаются несделанными.

Что еще поможет «освободить» несколько часов в день на самые приятные и самые эффективные дела «для себя»:

• делегируй — определи, какие дела (в любой сфере жизни) могут сделать другие;
• практикуй «интернет-тишину» — проследи, сколько времени ежедневно ты уделяешь на гаджеты, соцсети, проверку почты и мессенджеров каждые 5 минут;
• защищай свои личные границы и учись говорить «нет».

Проделав эти упражнения и шаги, ты уже обнаружишь, что в сутках словно появилось «больше времени» :). Ты повысишь свою осознанность и укрепишь связь со своим «внутренним Я». Предлагаю усилить этот эффект на нашей коллективной вибрационной медитации. Присоединяйся и используй легкий и очень приятный способ менять свою реальность!

Что такое тайм-менеджмент – определение и история возникновения

Прямой перевод данного термина «Time Management» с английского  – «управление временем». Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью.

Наиболее точное определение тайм-менеджмента звучит так:

Ещё один вариант определения.

Тайм-менеджмент — это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.

Люди, которые умеют продуктивно распоряжаться собственными запасами времени, живут более насыщенной и полной жизнью, делают свою работу с минимальными временными затратами.

Управляя своим временем, мы имеем больше жизненного пространства: становится более реальной возможность заниматься тем, что нам действительно нравится.

Учитывая, в каком аврале живёт современный человек, вопрос управления ресурсами времени становится всё более актуальным, если не сказать – жизненно важным. Развитый навык управления временем в разы повышает личную эффективность. Это я понял уже лет 12 назад.

Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца) чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы и проблемы.

Эффективное планирование позволяет высвобождать для насыщенной и полноценной жизни колоссальные ресурсы времени. По мнению профессионалов, размеры таких ресурсов исчисляются годами и десятилетиями.

История тайм-менеджмента

Научный подход к организации времени – проблема не новая. История тайм-менеджмента уходит корнями в далекое прошлое.

Еще 2000 лет назад в Древнем Риме известный мыслитель Сенека предложил разделять все время на потраченное с пользой, то есть хорошее, на плохое и бесполезное.

Сенека также стал вести постоянный учет времени в письменном виде. Мыслитель говорил, что проживая определенный период времени, необходимо оценивать его с точки зрения заполненности.

В дальнейшей истории управления временем эти идеи легли в основу такого понятия как «личная эффективность».

Альберти, писатель и итальянский ученый, живший в XV веке, говорил, что те, кто умеет управлять временем с пользой, будут всегда успешны.

Для этого он предложил использовать два правила:

Каждый день с утра составлять список дел.
Расставлять дела в порядке уменьшения важности.

На протяжении многих веков все эти принципы существовали лишь в теоретическом виде и только с 80-х годов прошлого века данная тема стала переходить от теории к практике.

Управление временем необходимо не только руководящим работникам и владельцам собственного бизнеса: каждый из нас должен уметь распоряжаться собственными активами, дабы наслаждаться процессом жизни во всей полноте.

Безусловно, тайм-менеджмент нужен далеко не всем. Если человеку в своей жизни нечем заняться, и его главная задача — «убить время», то управление временем для такого человека – неактуальная и ненужная дисциплина.

Другими словами, сначала следует определиться – действительно ли вам не хватает времени и куда вы хотели бы деть свободные минуты, часы и дни, когда они появятся.

Тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:

• строгий учёт времени;
• оптимизация временных ресурсов;
• планирование дня (недели, месяца иди другого отрезка времени);
• организация мотивации.

Управление временем важно не только для работы: люди, постигшие искусство тайм-менеджмента, более жизнерадостны, здоровы и успешны в профессиональной и личной жизни. Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования

Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования.

Немаловажным моментом в планировании является облегчение работы по домашнему хозяйству. Использование микроволновой печи, отпаривателя, стиральной и сушильной машины значительно экономят время. Если сушильный автомат вышел из строя, его быстро отремонтируют мастера из eco-service.kz, и вы снова сможете войти в привычный ритм жизни.

Правило отдыха

Эффективная работа невозможна без отдыха. Планируйте перерывы как минимум каждые девяносто минут, причем они должны проходить без гаджетов и интернета.

Если самостоятельно заставить себя сделать перерыв все же не удается, попробуйте систему Pomodoro. Суть достаточно проста: вы работаете 25 минут, затем пять минут отдыхаете, а после трех циклов делаете более долгий перерыв – на 20-30 минут.

Ощущение сжатости сроков стимулирует работать продуктивно, а небольшие перерывы не позволяют переутомляться. Кроме того, вы сможете приблизительно понять, какой объем работы выполняете за 25 минут, и впоследствии более четко рассчитывать время при планировании задач.

Фото: Unsplash

И еще один вариант – он подходит тем, кто при высокой рабочей нагрузке страдает от недосыпа. Как бы дико это ни звучало, но вздремнуть во время рабочего дня будет гораздо продуктивнее, чем работать с несвежей головой.

Метод следующий: берете в руки ключи и закрываете глаза. В момент засыпания они выпадут и разбудят вас, при этом вы будете чувствовать себя проспавшим несколько часов, затратив на такое упражнение только 10-15 минут.

GTD

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:

1. Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
2. Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Дом», «Покупки» и так далее.
3. Проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
4. Когда всё распланировано, приступайте к исполнению. Задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.

Узнать все тонкости GTD можно в нашем руководстве.

Второй вариант: если не хватает 24 часов в сутках

Эта схема более мягкая. Основана она на том, что при 28-часовом дне при стандартной временной схеме в одном часе будет 51 минута 25 секунд.

Далее потребуется таймер для выработки привычки.

По сути, это получится оптимизированный режим по Помидоро без 10-минутных пауз. Количество временных отрезков под разные дела станет больше, а значит, человек:

• больше начнет успевать;
• перестанет паниковать из-за нехватки времени;
• убудет спать достаточное количество часов;
• порадуется дополнительным 4 часам в течение дня.

Тестирование данной схемы показывает, что время для выработки привычки нужно. Но немного. Если временная схема окажется комфортной, то для перестройки темпа жизни понадобиться не более пары недель.

Чтобы адаптация была мягче, план стоит писать на 28 часов, тогда он станет насыщеннее, полнее. А сама жизнь интереснее.

Ну и успевать будете больше!

Интересный статьи:

А нужно ли нам то, что мы не успеваем?

Самый первый вопрос на который должен себе начинающий тайм-менеджер: «А делаю ли я то, что хочу?».

Часто, практически всегда, человек в современном мире занимается совсем чуждым ему делом. Основных причин две. Первая – это родители, они конечно же «лучше» знали, кем должен стать их ребёнок, когда он вырастет. В результате такой человек сам не знает, чего он на самом деле хочет, он даже ни разу об этом не задумывался! За свои желания и цели он принимает мечты своих родителей.

Время — единственный невосполнимый ресурс в нашей жизни

Вторая причина, когда человек для себя решает сознательно кем он хочет быть исходя не из своих реальных желаний, а из навязанных телевидением и общественным мнением. Нам внушают, что надо быть богатым, успешным, знаменитым. Мы сравниваем себя с искусственно созданными голливудскими идеалами: специально подобранными людьми, плюс специально обработанными, чтобы предстать в лучшем свете. Мальчику внушают, что он обязательно должен стать богатым: успешным бизнесменом или начальником. Девочке, что она должна выйти замуж за такого «мальчика».

При достижения не своих целей всё приходиться делать на силе воли. Вопреки навязанным нам стереотипам, силу воли долго и помногу напрягать нельзя – человек перегорает. Конечно, иногда её напрячь можно и даже нужно, но не много. Есть редкие люди, которые родились очень волевыми, их, как правило, и ставят нам в пример. Причём подают не как единичные случаи, исключения, а как норму жизни – именно таким и должен быть каждый человек.

Поскольку напряжение силы воли очень энергозатратный процесс, то организм стремится свести его к минимуму, или, если это невозможно, максимально оттянуть выполнение задачи (вдруг что случиться и задачу уже выполнять будет не нужно). Возникает такое явление, как прокрастинация – оттягивание начала дела, даже при чётком планировании.

В итоге, при стремлении к не своим целям чего-то достигнуть очень сложно, т. к. придётся постоянно бороться с собой. Если при этом ещё и использовать приёмы эффективного тайм-менеджмента, то борьба с собой становится структурированной и, самое главное, начинает занимать всё рабочее, а иногда и свободное, время. Естественно, жизнь просто превратиться в пытку.

Первый вариант изменения суток: 6 дней под 28 часов

Сейчас речь пойдет об увеличении собственных суток без глобального перекраивания календарей. Сначала нужно понять выгоду этого действия.

Стандартно принято делить сутки с 24 часами на 4 периода:

• утренние и вечерние гигиенические мероприятия – 2 часа;
• работа – 8 часов;
• отдых и личная жизнь – 6 часов;
• сон – 8 часов.

Если же неделю перекроить, то расклад выйдет следующий:

• утренние и вечерние процедуры – 2 часа;
• работа – 10 часов;
• личная жизнь, хобби, отдых – 7 часов;
• сон – 9 часов.

Жизнь просто заиграла новыми красками!

Увы, но жить по подобной схеме могут только фрилансеры и люди, работающие на свободном графике. Остальные же при всем желании не смогут изменить стандартные системы расчета времени и превратить 7-дневную неделю в 6-дневную.

Поэтому есть еще один путь, как сделать в сутках 28 часов.

Интересные факты и закономерности

Почему в сутках назначено 24 часа, толком не знает никто. Исследователи отсылают нас к временам далеких цивилизаций, которые выбрали именно эту цифру в качестве мерила солнечных суток. Но почему 24, а не 28? Вопрос интересный.

Многое говорит о том, что в сутках должно быть 28 часов.

Что именно?

Вот смотрите:

1. В Библии понятие «время» упоминается нечасто, но ровно 28 раз. Для любителей трактовать эту священную книгу, данный факт является неоспоримым доказательством, что в сутках должно быть 28 часов.
2. Знаки зодиака. Сегодня уже точно известно, что зодиакальных созвездий не 12, а 13. Тринадцатое созвездие – «Змееносец», расположен где-то между Весами и Скорпионом. Если созвездий 13, то логично подумать и о 13 месяцах в году. Каждый, соответственно, по 28 дней. И один в 29.
3. Развитие младенцев. Доказано, что дети в утробе матери развиваются по 28-дневному циклу. На 28 день будущий ребенок обзаводится кровеносной системой, на 56-ой – зачатками половых органов, на 280-ый – рождается.

Смена 24-часового дня на 28 часов в сутки помогает решить множество проблем. Для начала увеличится время для полноценной работы и сна.

Отзывы

Zero Inbox

Zero Inbox придумал писатель и эксперт по производительности Мерлин Манн, и метод этот отлично сочетается с GTD. Манн применял его к электронным письмам, но точно так же можно обрабатывать дела, документы, заметки и прочие сведения. Как следует из названия, задача этой методики — поддерживать ваш Inbox пустым.

В оригинальной системе GTD во «Входящих» постоянно скапливается куча записей

Нужно выделить время, чтобы их разобрать, и в забитом Inbox легко проглядеть что‑нибудь важное. Манн рекомендует разбирать содержимое сразу по мере поступления

Вы открываете Inbox и решаете, что сделать с каждым пунктом: удалить, делегировать, ответить, отложить или выполнить. Не закрывайте его, пока не произведёте одно из указанных действий со всеми элементами.

Кроме того, значительно сэкономить время вам помогут автоматические фильтры в почте, умные папки и программы для сортировки документов.

5 свежих советов тайм-менеджмента

1. Составлять планы

Планированию можно и необходимо учиться, оно должно войти в привычку

Для эффективного использования своего времени важно составлять ежедневные планы, еженедельные, ежемесячные и ежегодные

Краткосрочные планы

При составлении планов на день и на неделю следует использовать чек-листы. В интернете можно подобрать себе уже готовые, или сделать индивидуальные — по шаблонам. Чек-листы позволяют держать перед глазами список задач и порядок их выполнения. А вычеркивание сделанного доставляет удовольствие и мотивирует.

Долгосрочные планы

Планы на месяц и на год необходимо четко формулировать и записывать. Регулярно освежать их в памяти, сверяться с ними и пересматривать, ведь приоритетность задач может со временем меняться.

фото: Getty Images/Tetra images RF

2. Концентрироваться на одной актуальной задаче

Пытаясь делать несколько дел сразу, мы не работаем быстрее и лучше. Гораздо результативнее выполнять задачи последовательно, полностью сосредотачиваясь на каждой, не отвлекаясь на соцсети, всплывающие окна, гаджеты. Проверять почту не чаще раза в час и отдельно планировать время для ответов на письма.

3. Начинать день с самого сложного задания

Всегда есть дела, к выполнению которых душа не лежит. Но именно с них и надо начинать день, как бы ни было велико желание отложить их на потом: такие задачи имеют свойство накапливаться, и воспоминания о них угнетают и лишают энергии.

4. Придерживаться четких сроков

Нашему мозгу необходимы установки не только о том, что именно запланировано к выполнению, но и в какие сроки, иначе мы подсознательно можем растягивать время работы до бесконечности. А жесткий дедлайн мотивирует и держит в тонусе.

5. 25-й час

Если почти каждый день вы мечтаете о том, чтобы в сутках была еще пара часов, воспользуйтесь правилом золотого часа — просто заведите будильник на час раньше. Поначалу вам будет тяжело просыпаться, но вы быстро почувствуете, как много можете сделать в этот период. Посвятите золотой час тому, на что обычно не хватает времени: спорту, медитации, чтению, записям в дневнике. Займитесь тем, на чем привычно экономят, — самопознанием и саморазвитием. Мгновенного эффекта может не быть, но достаточно скоро результат заметите не только вы, но и близкие вам люди.

Это далеко не полный список способов эффективного тайм-менеджмента. Главное, воспринимать время как один из важных ресурсов. Познавая себя, повышая уровень осознанности и вырабатывая правильные привычки, вы научитесь планировать свою жизнь так, чтобы не сожалеть о потерянных силах и времени.

Вопрос приоритетов и организации

В сутках 24 часа, и зачастую не хватает еще парочки, чтобы переделать все дела — позаниматься любимым делом, семьей, собой

Мы даже не замечаем, как тратим свое драгоценное время на то, что для нас совершенно не важно: просмотры почты, соцсети, рекламу, разговоры «ни о чем»

Чтобы рационально использовать время, необходимо прежде всего четко понимать, что для нас действительно значимо. Для этого можно разделить все задачи на 4 группы по уровню приоритетности:

• срочные и важные;
• менее срочные, но важные;
• срочные, но менее важные;
• менее срочные и менее важные.

На практике доказано: посвятив 10 минут организации времени, можно сэкономить до двух часов.

Тайм-менеджмент для женщин в рабочее время

Основная задача — научиться выполнять быстро офисную работу, советуют придерживаться следующих правил:

1. Минимизировать раскачку перед работой, лучше прийти раньше или выпить кофе за рабочим столом, чем сидеть с коллегами на кухне в начале рабочего дня.
2. Планировать рабочий день, выполнять задачи оперативно и чётко. Определить наиболее важные моменты.
3. Сложные задачи дробить на мелкие части, бывает, что большой отчёт может писаться и несколько дней, стоит подумать об этом заранее, не превращая работу в авральную.
4. Выполнять сложные звонки и нелюбимую работу в первой половине дня, что поможет избежать переживаний в течении дня, снимет груз с души. Эти задачи называю «лягушками», главное начать делать — всё получится.
5. Текущие мелкие вопросы решать на ходу, зачем накапливать сложности на конец дня?
6. Чётко понимать круг обязанностей и не перегружать себя необоснованными задачами.
7. Находить интерес в работе, работать с энтузиазмом, это повысит скорость работы. Найти свои способы (музыка, личное соревнование, подсчёт результатов работы).
8. Работать по принципу — 50 на 10, находить время и на отдых или переключаться на спокойную работу. Через пару часов полезно пройтись, это поможет избежать болевых ощущений (спина, глаза).
9. Важные крупные дела стоит начинать делать в начале дня, в списке их обычно пару пунктов, остальные — текучка. Если отложить «на потом», то есть вероятность самое главное не успеть сделать. Звонить серьёзным клиентам будет уже поздно после 18.00.
10. Если есть сотрудники (подчинённые), можно делегировать часть работы. Часто бизнесмены, руководители отделов делают большой объём работы самостоятельно, боясь доверять сотрудникам решение задач. Это неверно, нужно обучать другой персонал, оставляя время на решение более важных вопросов (заключение договоров, переговоры с новыми клиентами). Вопросы, связанные с отчётностью, написанием писем можно передать другим исполнителям, что позволит работать эффективнее, больше успевать.
11. Помните, что богатые люди используют время для познания нового, во время отдыха читают книги, учат иностранные языки, слушают тренинги. Это, конечно, лучше в личное время. А на работе — можно пройти тренинг, почитать новые законы или другую полезную информацию, чтобы переключиться.
12. В конце дня подводим итоги сделанного, большинство дел должно быть успешно завершено, если не всё успели по объективным причинам или запланировали слишком много, то перенесите задачи на следующий рабочий день.
13. Главное — помним, что нужно всё успеть и дома ждёт любимая семья, друзья, хобби, много важных, интересных дел, поэтому работаем эффективно, не тратим время впустую.

На определённом этапе жизни карьера может стоять во главе, обычно в начале деятельности много сил отдаётся работе, а после создания семьи приоритеты смещаются.

Бывают ситуации, когда у человека нет другой жизни…потеря близких или ситуация желает лучшего, в таком случае люди часто уходят в работу с головой.

Это помогает отвлечься, скорее такие люди не особо счастливы в семье, в нормальной ситуации работа — это способ реализации и получения материального вознаграждения для полноценной жизни.

Стоит стараться успевать всё в рабочее время, не думайте, что руководство любит тех, кто долго засиживается на работе, главное — качественно и вовремя сделанная работа, а те, кто долго работает — часто не умеют распределять время, неуспевающие по жизни. Это их выбор. А может очень перегруженные, если ведут несколько участков (см. пункт 6).

Конечно, всё по ситуации, если действительно аврал и просят выйти в выходной день, то можно выйти, работу свою любим, руководителя ценим, но постоянно жить на работе не стоит, помним о своих приоритетах.

Таблица расхода калорий при ходьбе

Вид деятельности	Расход килокалорий в час
на 50 кг веса	на 60 кг веса	на 70 кг веса	на 80 кг веса
Спортивная ходьба	297	357	416	475
Бег (8 км/ч)	346	416	485	554
Бег (16 км/ч)	536	643	750	857
Бег по пересеченной местности	429	514	600	686
Бег вверх и вниз по ступенькам	386	463	540	617
Бег вверх по ступенькам	643	771	900	1029
Медленная ходьба	134	161	188	214
Пеший туризм (4 км/ч)	168	201	235	269
Пешая прогулка (со скоростью 5,8 км/ч)	225	270	315	360
Ходьба, 7,2 км/ч	280	336	392	309
Ходьба в гору (уклон 15%, 3,8 км/ч)	270	324	378	432
Прогулка с собакой	143	171	200	229
Шоппинг	150	180	210	240
Игра с детьми с ходьбой и бегом	201	241	281	321

Пешая тренировка – это физическое упражнение, которое можно делать всем и в любом возрасте. Конечно, быстрый темп будет противопоказана беременным женщинам, людям, имеющим проблемы с артериальным давлением, а также тем, кто имеет проблемы с суставами и позвоночником.

Расстановка приоритетов

В статье Что такое тайм-менеджмент мы выделили основные столпы, на которых он держится: расстановка приоритетов, планирование, целеполагание и организация процесса работы. Предлагаю и дальше пользоваться этим разделением для удобства. Первым делом давайте познакомимся с техниками расстановки приоритетов.

Метод “АБВГД”

Метод “АБВГД” – простой и незамысловатый прием, описанный экспертом по личной эффективности и писателем Брайаном Трейси

Суть его в том, что каждому делу из списка задач присваивается ранг в соответствии с его важностью:

1. А – обязательно сделать. Самые важные дела, которые не терпят отлагательств.
2. Б – следует сделать, но сроки пока не поджимают. Эти дела можно отложить, но забывать про них нельзя.
3. В – желательно сделать. Особой значимости эти дела не несут и на общую продуктивность не влияют.
4. Г – делегировать. Та часть работы, что выгоднее отдать другому, чтобы освободить время для более важных задач.
5. Д – удалить. Ненужные и бесполезные дела.

Эта простая схема отлично работает. Если будете пользоваться ей регулярно, то очень быстро приведете в порядок все свои дела.

Правило “1-3-5”

Правило “1-3-5” гласит: “В день нужно выполнить одно крупное и важное дело, три средних и пять мелких”. Таким образом, в вашем ежедневном плане будет 9 дел, 4 из которых имеют большое значение для вас

Это правило поможет не запутаться и не утонуть в бесконечных списках задач. Приведу пример для наглядности, чтобы вы представляли себе его в действии:

1 важное дело – написать квартальный отчет;
3 средних – посетить стоматолога, помыть машину, купить зимние сапоги;
5 мелких – погулять с собакой, вымыть полы, приготовить обед, погладить костюм, записаться на танцы.

Правило трех

Модификация предыдущего правила для ленивых и неорганизованных. Если 9 дел в день кажутся вам непосильной задачей, сосредоточьтесь на трех самых важных. Каждый день из списка задач выбирайте три самые приоритетные и фокусируйтесь на них.

Обычно этот метод выбирают те, у кого дела совсем плохи – в жизни царит хаос и непонятно, с какой стороны к нему подступиться. Как только удастся разгрести завалы хотя бы наполовину, можно переходить к правилу “1-3-5”. К этому моменту уже и самодисциплина проклюнется и зачатки силы воли появятся.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – техника тайм-менеджмента, активно применявшаяся 34-м президентом США и названная в его честь

С помощью нее можно ранжировать свои дела не только по важности, но и по срочности. Всего получается 4 категории дел:

• важные и срочные;
• важные и несрочные;
• неважные и срочные;
• неважные и несрочные.

После того как распределите все дела по категориям, можно переходить к их выполнению. Ключевая категория дел – важные и несрочные. Именно ей должно быть посвящено 60 % времени (в идеале). Естественно, это возможно, только когда нет “горящих” важных дел, поэтому ваша задача – не допускать их накопления. Дела из категории “неважные и срочные” лучше всего делегировать, а от неважных и несрочных – и вовсе отказаться. Вот и вся наука.

Закон Парето

Закон Парето гласит: “20 % усилий приносят 80 % результата, а остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата”. Как этот закон может помочь нам организовать свое время? Если мы выясним, какие именно 20 % оказываются самыми результативными, то сможем сосредоточиться на них, а остальные 80 % – делегировать.

Автофокус

Эта техника подходит для творческих людей, которые не любят загонять себя в жесткие рамки и следовать строго намеченному плану. Запишите все свои текущие задачи в том порядке, в котором они придут вам в голову. Затем пробегитесь по списку, выделите дела, требующие срочного выполнения, и сделайте их. Теперь можно переходить непосредственно к “автофокусировке”.

Суть метода в том, что вы должны выбирать задачи из списка не путем рациональных и нудных рассуждений, а слушая голос подсознания

Просматривайте список и ищите пункт, за который внимание зацепится как бы само, без участия воли. Его и выполняйте

Так, шаг за шагом, вы сможете справиться со всеми делами без надрыва и насилия над собой.

Этот интересный метод придумал гуру тайм-менеджмента Марк Форстер, за что ему большое спасибо. Людям с чувствительной нервной системой метод поможет снизить стресс и не растерять мотивацию.

Тайм менеджмент — что это значит

Что такое тайм-менеджмент? Это наука — это наука об эффективном распределении, учете и организации времени. Для чего нужен тайм менеджмент:

• позволяет выполнять максимум задач за минимум времени;
• помогает концентрировать усилия на самых важных делах;
• не дает забыть о том, чтобы отдыхать и жить полной жизнью.

Звучит все просто, но… практически невыполнимо. А все потому, что у нас в голове живут и процветают мифы об управлении временем. Их детально описал Роджер Сайп в своей книге «Развитие мозга»:

1. Миф о балансе. Мы мечтаем о волшебном балансе в жизни, когда на работу, семью, хобби, спорт и здоровье уделяется равное количество времени. Но это невозможно! Для начала вам пришлось бы либо начать заниматься спортом по 8 часов в день, либо сократить количество рабочих часов в два-три раза. А это просто нереально. Дело в том, что нам нужен не баланс, а гармония — чтобы в нашей жизни гармонично уживались разные виды деятельности, без ущерба для каждой из них.
2. Миф о том, что временем можно управлять. На самом деле управлять мы можем только собой и своими делами, а время нам неподвластно. Поэтому, если вы хотите успевать больше, то не нужно злиться или обижаться на то, что день такой короткий. Нужно менять свои действия, приоритеты и мотивы. На них вы в силах повлиять.
3. Миф о нехватке времени. Всем нам не хватает времени на занятия спортом. А еще на прогулки по лесу. Но почти каждому хватает времени на просмотр фильмов и сериалов, а также на регулярное обновление ленты новостей в соцсетях. Один из секретов тайм-менеджмента состоит в том, что наша главная проблема не в нехватке времени, а в том, как мы расставляем приоритеты и на что его тратим.

Управление временем — это такая объемная тема, что и десятка статей не хватит, поэтому в тексте мы укажем только основы тайм-менеджмента и дадим список книг для дальнейшего погружения в эту науку.

Обзор приложений для тайм-менеджмента

Еще один способ стать гуру тайм-менеджмента — использование специальных приложений.

Clear

Это минималистичное приложение вышло еще в 2011 году. Его можно интегрировать в удобном виде, а функционал ограничен составлением списка задач, которые вычеркиваются по мере их выполнения.  Дизайн очень прост и не содержит ничего лишнего. По сути, приложение Clear представляет собой виртуальный аналог блокнота со списком дел и ручки.

1-3-5 List

Это приложение от американских разработчиков более функционально по сравнению с предыдущим

Дела здесь не просто записываются списком, а ранжируются по уровню важности. Каждый день вы можете установить одну big thing — важную задачу, остальные имеют статус средних по важности или мелких дел

С помощью 1-3-5 List вы не просто ничего не забудете, но сможете сосредоточиться на главной задаче.

RescueTime

Это приложение поможет проанализировать ваш день и определить, на какие дела вы расходуете свое время. Если вы выходите из графика, приложение пришлет вам напоминание, предоставит подробные отчеты и даст оценку эффективности вашей работы. Вы сможете систематизировать рабочие процессы и решать задачи более эффективно.

Trello

Это приложение представляет собой виртуальную доску с карточками. Trello на рынке с 2011 года. С помощью наглядного интерфейса вы сразу видите, что выполнено, что находится в процессе, а что планируется на будущее. По сути, использовать Трелло — все равно что перемещать карточки или папки с документами по гигантской доске из одной стопки в другую.

Loop — Habit Tracker

Приложение Loop не ограничивается составлением списков задач, а стимулирует у вас выработку полезных привычек. Дизайн Loop очень функционален, хотя не содержит ничего лишнего. Очень полезной будет функция  отслеживания своего прогресса на календаре и информация об устойчивости привычек.

focus@will

Это музыкальный сервис, использующий результаты исследований неврологов. Он не составляет списков дел, но помогает пользователям уйти от стресса и сосредоточиться на выполнении задач. focus@will подберет для вас музыку, которая поможет работать наиболее эффективно. Прежде чем вы начнете использовать программу, надо пройти небольшой опрос, чтобы определить ваш склад ума и особенности мышления.

Эти и другие приложения помогут вам стать более эффективными и использовать свое время с максимальной пользой.

Что дает понимание времени

А еще время является основной для понимания того, что такое динамика. Только имея представления о времени, можно говорить о событиях, которые развиваются с определенной скоростью. Ведь совершенно нормальным считается спросить, когда что-то произошло и сколько продлилось то или иное явление. Получается, что время похоже на пространство — это координаты, но не точки на карте того, когда это было. Отличие только одно. По карте можно ходить куда угодно, а по времени — только в одну сторону. Именно это свойство времени является главной загадкой, над которой бьются ученые и строят свои гипотезы фантасты.

Фантасты часто поднимают тему времени, так как полет фантазии в этом направлении невозможно остановить.

Люди воспринимают время более менее одинаково, так как привычные нам часы тикают с одной скорость. Однако, это справедливо только для классической физики. Квантовая же физика утверждает обратное и говорит о том, что система становится активной только в тот момент, когда за ней наблюдают. То есть, в некотором роде именно квантовая физика не исключает возможности движения времени вспять.

Немного юмора от физики, который кое-что объясняет.

Тайм-менеджмент вызывает тревогу и делает нас несчастными

Системы тайм-менеджмента продвигают чересчур высокий стандарт эффективности и совершенства, который просто нереалистичен для человека.

Мы часто виним себя за то, что не закончили задачи, или позволяем себе отдохнуть. Как бы усердно мы ни работали, все равно остается множество дел.

Фото: Unsplash

Тревога становится причиной большей прокрастинации – приложения и напоминания на телефонах не помогают, мы просто их игнорируем. Поэтому мы не можем подолгу уснуть, ворочаемся в кровати и переживаем о списке дел. Вместо того чтобы отдыхать и с удовольствием проводить время с семьей и друзьями, мы тревожимся.

Решение: планируйте регулярный отдых.

Отдых и перезарядка помогут вам работать продуктивно. Я сам помню, как моя одержимость тайм-менеджментом и вычеркиванием дел из списка вызывала большую тревогу, стресс и хроническую прокрастинацию. В итоге я решил перестать заполнять все мои временные блоки продуктивной работой. Вместо этого я начал планировать время для отдыха. Другими словами, вести себя, как нормальный человек. Так я смог повысить продуктивность.

Фото: Unsplash

Если вы начнете выделять время для отдыха и перестанете переживать о тайм-менеджменте, вы сразу же увидите улучшения в своей производительности.

Автоматизируйте свою рутину

Сразу оговоримся, что этот лайфхак подойдет не всем. Но если Вы совсем отчаялись найти способ, то Вам, наверное, стоит воспользоваться этим советом.

• Если готовка отнимает много времени, закажите пиццу, суши или любое другое блюдо с доставкой.
• Если Вас напрягает стирка, то воспользуйтесь услугами прачечной.
• Если у Вас совсем нет времени на уборку, обратитесь в клининговую службу.

Естественно, многие подумают, что такая экономия времени совсем не экономна в отношении денег. Но если Вы можете себе это позволить, то почему бы не осчастливить себя, освободив от рутинных обязанностей, которые занимают так много времени.

Мифы об управлении временем – 3 основных заблуждения

Существует ряд общественных стереотипов и заблуждений относительно управления временем.

Некоторые считают, что тайм-менеджмент нужен исключительно для работы, что в России данная дисциплина неэффективна ввиду особенностей национального менталитета, что жизнь строго по плану превращает человека в робота и лишает его свободы воли.

Все эти мифы не состоятельны: ниже я постараюсь их полностью развенчать.

Миф 1. Никто не может управлять временем

Утверждение верное по форме, но ошибочное по содержанию. Управлять временем действительно невозможно (если, конечно, вы не изобретатель машины времени). Никто не способен замедлить его объективный ход, ускорить или остановить даже на мгновение.

Зато человек может делать следующее: управлять собой, своими решениями и действиями во времени, а также заниматься определением приоритетов. Именно об этом и рассуждают практики тайм-менеджмента – об управлении собственной жизнью.

Разумный и прагматичный подход к своим действиям и есть управление временем: вы будете удивлены, сколько минут и часов высвобождается, как только вы начинаете действовать более обдуманно и осознанно.

Помните, что все успешные люди, независимо от рода своей деятельности, планируют свои дела и действуют с максимальной продуктивностью. При этом работают они примерно столько же, сколько обычные люди, но всегда успевают сделать больше.

Их секрет в том, что в единицу времени они успевают сделать большее количество дел, что в итоге сказывается на их жизненных результатах.

Миф 2. Тайм-менеджмент заставит меня работать больше и интенсивнее

Работать много и уставать, пренебрегая отдыхом – прямой путь к переутомлению и депрессии. Необходимо постоянно стремиться к снижению объёма работы при увеличении результативности. Как это сделать? Если говорить коротко – то действовать строго по плану и уметь отделять второстепенное от главного.

К разряду хронофагов относятся сотни бессмысленных и мелких дел, которые мы делаем в течение дня, даже не задумываясь об их целесообразности: частая проверка почты, общение и просмотр новостей в соцсетях, лишенные смысловой нагрузки разговоры с коллегами.

Приверженность человека к отвлеченным от основной задачи делам отчасти объясняется прокрастинацией – желанием отложить «до лучших времён» важные и нужные мероприятия.

Однако если отбросить рефлексию и признать для себя важность и значение текущих задач, отвлекаться на посторонние дела у вас не будет ни сил, ни желания